FutureLogs Beitrag zum Hoteljahrbuch 2024

Das Beschaffungswesen im Gastgewerbe umfasst alles, was für den Betrieb eines Hotels, eines Restaurants oder eines anderen Veranstaltungsortes benötigt wird - von der Bettwäsche bis hin zu den frischen Lebensmitteln in der Küche.

Das Beschaffungswesen verwaltet Einkäufe, Verträge und Bestände, und effektive Beschaffungsstrategien sind der Schlüssel zur Kostenkontrolle und zur Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs. Eine gute Einnahmestrategie ist zwar auch wichtig, aber erst die sorgfältige Umsetzung einer soliden Beschaffungsstrategie wirkt sich wirklich spürbar auf die Gewinn- und Verlustrechnung aus. Ein effizientes Beschaffungswesen setzt jeden eingesparten Dollar direkt in eine bessere Finanzlage um - ein Unterschied, der sich nicht so leicht durch Einnahmen allein widerspiegeln lässt.

Bei der Beschaffung geht es aber nicht nur um Kosteneinsparungen, sondern auch darum, den Ruf Ihrer Marke zu wahren, Ihre Kunden zufrieden zu stellen und mit den sich ständig ändernden Markttrends Schritt zu halten. Lassen Sie uns einige der wichtigsten Do's und Don'ts der Beschaffung im Gastgewerbe untersuchen.

Bei der Beschaffung in der Hotelbranche geht es nicht nur darum, das zu kaufen, was man braucht, sondern auch darum, praktische und kluge Einkäufe zu tätigen. Lassen Sie uns die Schritte zum Erfolg bei der Beschaffung aufschlüsseln.

1. Die Grundlagen der Beschaffung beherrschen:

Erstens brauchen Sie einen Plan. Das heißt, Sie müssen wissen, was Sie haben, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen. Dazu gehört auch, dass Sie Ihre Hausaufgaben über Markttrends und Preise machen, um das beste Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Als nächstes sollten Sie solide Beziehungen zu Ihren Lieferanten aufbauen. Kommunizieren Sie offen, arbeiten Sie gemeinsam an Problemen und streben Sie Lösungen an, die für beide Seiten von Vorteil sind.

2. Optimierung der Lieferantenbeziehungen und -verhandlungen:

Streben Sie im Umgang mit Lieferanten starke, dauerhafte Partnerschaften an. Loyalität kann zu besseren Preisen, erstklassigem Service und dem Zugang zu nützlichen Insider-Tipps führen. Denken Sie daran, pünktlich zu zahlen, hilfreiche Anregungen zu geben und das Unternehmen bei seinem Wachstum zu unterstützen. Ein Win-Win-Ansatz macht Lieferanten zu wertvollen Geschäftspartnern. Achten Sie auf Kosteneinsparungen wie Mengenrabatte oder gebündelte Dienstleistungen, aber niemals auf Kosten der Qualität. Wer an der falschen Stelle spart, schadet seiner Marke und enttäuscht seine Gäste.

3. Schätzen Sie Ihre Daten:
Daten sind ein Instrument, das Ihnen Verbesserungsmöglichkeiten und Einsparpotenziale in Ihrem Beschaffungsprozess aufzeigen kann. Stellen Sie sicher, dass Sie über die richtigen Werkzeuge und das Know-how verfügen, um diese Daten zu analysieren und die besten Entscheidungen zu treffen.

4. Achten Sie auf Risikomanagement und Rechtskonformität:
Seien Sie sich der potenziellen Risiken bewusst, die mit der Beschaffung verbunden sind, wie z. B. Unterbrechungen der Lieferkette, Probleme mit der Produktqualität oder der finanziellen Stabilität Ihrer Lieferanten. Halten Sie Pläne bereit, um diesen Risiken entgegenzuwirken. Darüber hinaus kann das Ignorieren von Umwelt-, Sozial- und Governance-Faktoren (ESG) dem Ruf eines Hotels schaden. Vergewissern Sie sich, dass Arbeitsgesetze und Umweltvorschriften eingehalten werden, prüfen Sie nachhaltige Praktiken und achten Sie auf den CO2-Fußabdruck.

5. Automatisierung in den Vordergrund stellen:
Es ist zwar wichtig, dass sich die Lieferanten verpflichten, pünktlich zu liefern und die Auftragsspezifikationen einzuhalten, aber es ist auch von entscheidender Bedeutung, dass sie sich die Digitalisierung und Automatisierung zu eigen machen, z. B. durch den Versand elektronischer Lieferscheine usw. Die langfristigen Vorteile, wie Zeitersparnis und Effizienzsteigerung, sind viel wertvoller als kurzfristige Kosteneinsparungen.

1. Abhängigkeit von nur wenigen Lieferanten:
Eine zu starke Abhängigkeit von nur wenigen Lieferanten ist riskant. So kann Ihre Lieferkette beispielsweise zusammenbrechen, wenn ein Hauptlieferant in Schwierigkeiten gerät, z. B. bei einem Materialmangel oder einer Naturkatastrophe. Es ist wichtig, Verbindungen zu mehreren Lieferanten zu haben, um Risiken zu vermeiden und eine ununterbrochene Versorgung mit Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.

2. Der Preis hat Vorrang vor der Qualität:
Denken Sie immer daran, dass Kostensenkungen nicht zu Lasten der Qualität gehen dürfen. Die Gäste haben hohe Erwartungen, und um diese zu erfüllen, müssen Ihre Waren und Dienstleistungen den Standards Ihrer Marke entsprechen. Wenn Sie an allen Ecken und Enden sparen, um Geld zu sparen, laufen Sie Gefahr, Ihre Gäste zu enttäuschen und den Ruf Ihrer Marke zu schädigen.

3. Die Markttrends nicht im Auge behalten:
Es ist wichtig, die Markttrends und Preisänderungen im Auge zu behalten. Wenn Sie sich nicht regelmäßig über Preisänderungen bei Bettwäsche informieren, verpassen Sie möglicherweise die Gelegenheit, Ihre Bettwäsche zu aktualisieren, wenn die Preise niedrig sind. Dies könnte die Zufriedenheit der Gäste verbessern und zu besseren Bewertungen und Wiederholungsaufträgen führen. Wenn Sie sich über Markttrends auf dem Laufenden halten, können Sie handeln, wenn sich die Gelegenheit ergibt.

4. Die Bedeutung des Verhandelns ignorieren:
Unterschätzen Sie das Verhandeln nicht. Es geht um mehr als nur um den niedrigsten Preis zu verhandeln. Es geht darum, Lösungen zu finden, von denen beide Parteien profitieren. Gute Verhandlungsführer im Gastgewerbe verstehen die Bedürfnisse und Herausforderungen ihrer Lieferanten. Dies führt zu starken Partnerschaften und kann dazu beitragen, die Geschäftsbedingungen zu verbessern, z. B. die Zahlungsbedingungen oder die bevorzugte Bedienung in Stoßzeiten.

5. Die Bedeutung von Zeit und Planung wird unterschätzt:
Wenn Sie keine ausreichende Planungszeit einplanen, geraten Sie in eine Notsituation bei der Beschaffung, in der die Auswahlmöglichkeiten sehr begrenzt sind. In dieser Krisensituation nimmt Ihre Verhandlungsmacht erheblich ab, was wirksame Verhandlungsstrategien nahezu unmöglich macht.
Aus betrieblicher Sicht setzt der unmittelbare Bedarf an Produkten eine sorgfältige Auswahl außer Kraft und zwingt Sie dazu, alles zu akzeptieren, was verfügbar ist - eine Situation, die alles andere als ideal ist. Aus strategischer Sicht sind Sie durch auslaufende Lieferantenverträge, bei denen keine Zeit für ein umfassendes Ausschreibungsverfahren bleibt, verwundbar und gefährden günstige Angebote und langfristige Vereinbarungen.

6. Verlassen Sie sich auf manuelle Prozesse oder veraltete Technologien:
Moderne Beschaffungsstrategien sind nur mit Technologie möglich, und die Procure-to-Pay (P2P)-Technologie rationalisiert die Abläufe und bietet Einblicke für mehr Effizienz und Kostensenkung. Zeit ist im Gastgewerbe entscheidend, und die P2P-Technologie hilft bei der Automatisierung von Routineaufgaben und der Bereitstellung von Echtzeitdaten. Dies ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung und reduziert manuelle Fehler. Papierbasierte Systeme wurden aus Gründen der Bequemlichkeit durch digitale Systeme ersetzt. Analysen helfen bei der Verfolgung von Ausgaben, bei der Vorhersage zukünftiger Kosten und beim Treffen fundierter Kaufentscheidungen.
Die P2P-Technologie fördert auch die Transparenz und Verantwortlichkeit, da alle Transaktionen nachverfolgt und aufgezeichnet werden können. Dadurch wird das Betrugsrisiko minimiert. Diese digitalen Systeme können Diskrepanzen zwischen Bestellungen und Lieferungen schnell aufdecken.

FEHLER BEI DER BESCHAFFUNG

Hier einige Beispiele aus der Praxis, die zeigen, warum bewährte Beschaffungspraktiken wichtig sind.

Stellen Sie sich ein Hotel vor, das sich für den günstigsten Lebensmittellieferanten entschieden hat, ohne dessen Zuverlässigkeit zu prüfen - das Ergebnis waren verspätete und manchmal qualitativ minderwertige Lieferungen. Dies führte zu Gästebeschwerden und sogar dazu, dass das Hotel einige Mahlzeiten zurückerstatten musste. In einem anderen Fall verließ sich ein Resort ausschließlich auf einen einzigen Möbellieferanten. Als dieser die Produktion einer beliebten Möbelserie einstellte, hatte das Resort keine andere Wahl, als viel Geld für die Neugestaltung der Inneneinrichtung auszugeben.

Diese Beispiele aus der Praxis machen deutlich, welche Folgen die Vernachlässigung wichtiger Beschaffungsschritte haben kann. Sie verdeutlichen, wie Abkürzungen oder mangelnde Planung zu erheblichen finanziellen Verlusten und zur Schädigung des eigenen Rufs führen können. Dieses Bewusstsein kann helfen, solche Fallstricke zu vermeiden und einen sichereren Beschaffungsprozess zu gewährleisten.

TAKEAWAYS

Die Regeln des Beschaffungswesens im Gastgewerbe haben ein erhebliches operatives Gewicht, und effiziente Strategien erfordern ein proaktives, innovatives und strategisches Vorgehen. Eines der wichtigsten "DO'S" ist die Implementierung von Technologien wie Procure-to-Pay (P2P)-Systemen. Diese Systeme rationalisieren nicht nur die Beschaffungsprozesse und digitalisieren manuelle Aufgaben, sondern geben Ihnen auch Echtzeitdaten und -einblicke für mehr Effizienz und Kostensenkungen an die Hand. Ihr Vertrauen in die Anpassung an den technologischen Fortschritt kann Sie in der Branche auszeichnen.

Die Beherrschung der Do's und Don'ts im Beschaffungswesen des Gastgewerbes kann einen erheblichen Wert freisetzen und möglicherweise den Unterschied zwischen dem Erreichen oder Übertreffen von Budgetzielen ausmachen. Durch die Pflege enger Beziehungen zu den Lieferanten, einen proaktiven Ansatz in Bezug auf Risiken und Compliance und den intelligenten Einsatz von Technologien können Sie Prozesse rationalisieren und erhebliche Kosteneinsparungen erzielen.

Wenn Sie der Qualität den Vorrang vor dem Preis geben, auf Markttrends achten, die Bedeutung von Verhandlungen anerkennen und die Abhängigkeit von einigen wenigen Lieferanten vermeiden, können Sie sicherstellen, dass Ihre Beschaffungsstrategie mit Ihren Zielen im Gastgewerbe übereinstimmt. Wenn Sie diese Grundsätze beherzigen, wird sich Ihre Marke durch hohe Servicestandards, ein besseres Ergebnis und reibungslosere Abläufe auszeichnen, während Sie die Erwartungen Ihrer Gäste erfüllen und übertreffen.

Denken Sie daran, dass bei der Beschaffung die Art und Weise, wie Sie die Dinge tun, genauso wichtig ist wie das , was Sie tun.