E-Rechnungspflicht in Deutschland: Was im Gastgewerbe beachten werden muss
Ab dem 1. Januar 2025, müssen Unternehmen in Deutschland sich auf neue Vorschriften einstellen, die elektronische Rechnungen im B2B-Bereich verpflichtend machen. Während der digitale Wandel in ganz Europa weiter voranschreitet, sollten insbesondere Gastronomiebetriebe bereit sein, diese Regeln einzuhalten und ihre Arbeitsprozesse zu optimieren.
Diese Vorschrift ist Teil der europäischen Initiative zur Verschärfung der Steuerkontrolle und zielt darauf ab, die Compliance zu verbessern, Betrug zu reduzieren und den Rechnungsprozess zu vereinfachen. Die Rechnungen müssen dem europäischen Standard (CEN 16931) gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und in den vorgegebenen Formaten erstellt werden, um für den Vorsteuerabzug zugelassen zu werden, was die Zusammenarbeit mit Lieferanten erleichtert. Hier sind einige weitere wichtige Fakten zu den neuen Regelungen:
- E-Rechnungen: Es sind standardisierte elektronische Rechnungen erforderlich; veraltete Formate sind nicht zulässig.
- Normen und Formate: Verwenden Sie Formate wie XRechnung, ZUGFeRD 2.0.1 oder andere anerkannte EN16931-Versionen.
- Optionen für den Empfang: E-Rechnungen können per E-Mail oder über Portale empfangen werden, wobei eine weitere Standardisierung in Vorbereitung ist.
- Systemintegration: Die Systeme müssen die Rechnungen direkt verarbeiten, visuelle PDFs sind nicht erforderlich.
- Aufbewahrung von Unterlagen: Bewahren Sie elektronische Rechnungen zu Kontrollzwecken in ihrer ursprünglichen Form auf.
- Korrekturen: Nehmen Sie Änderungen innerhalb der ursprünglichen E-Rechnungsstruktur vor.
- Outsourcing-Optionen: E-Invoicing-Aufgaben können bei Bedarf ausgelagert werden.
- Steuern: Ab 2027 können Rechnungen, die nicht mit einer elektronischen Rechnung verknüpft sind, nicht mehr von der Steuer abgesetzt werden.
Bis Januar 2027 müssen Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 800.000 EUR elektronische Rechnungen ausstellen. Dies gilt für inländische B2B-Transaktionen, schließt aber einige grenzüberschreitende Transaktionen und kleine Rechnungen unter 250 EUR aus. Diese Änderungen haben große Auswirkungen auf das Gastgewerbe, das ein hohes Transaktionsvolumen aufweist.
Wie geht es mit dem Gastgewerbe weiter?
Für das Gastgewerbe bringt dieser Modernisierungsschritt viele Vorteile mit sich, wie schnellere und effizientere Abrechnungsprozesse. Das bedeutet zügigere Zahlungen und Kosteneinsparungen durch den Wegfall von Papier und Postversand. Zudem fördert die E-Rechnung die Automatisierung, die entscheidend ist für die Bewältigung komplexer Finanzaufgaben in Hotels und Restaurants. Sie ermöglicht zudem einen schnellen Zugriff auf Rechnungsdaten für fundierte Entscheidungen.
Unternehmen des Gastgewerbes, die nicht mit FutureLog zusammenarbeiten, müssen jetzt damit beginnen, ihre ERP-Systeme oder Rechnungssoftware zu überprüfen, um festzustellen, ob ihr derzeitiger Softwareanbieter elektronische Rechnungen verarbeiten kann oder ob sie Updates oder zusätzliche Tools benötigen.
Bei FutureLog haben wir bereits die notwendigen Schritte unternommen, um uns auf diese neuen Vorschriften vorzubereiten. Unser Ziel ist es, unseren Kunden und den Unternehmen des Gastgewerbes dabei zu helfen, die notwendigen Änderungen zu verstehen und umzusetzen, um diese neuen Standards zu erfüllen. Unsere einzigartige Position ermöglicht es uns, die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu nutzen, wie z. B. eine schnellere Verarbeitung, eine höhere Effizienz und einen besseren Zugang zu den Rechnungsdaten, um den Geschäftsbetrieb zu optimieren und gleichzeitig die Vorschriften einzuhalten.
FutureLog setzt sich proaktiv dafür ein, das Beste aus der elektronischen Rechnungsstellung zu machen, die Abläufe zu verbessern und die sich ändernden Vorschriften zum Nutzen unserer geschätzten Kunden im Gastgewerbe zu berücksichtigen.
Für detailliertere Informationen lesen Sie bitte die offiziellen E-Invoicing-Richtlinien des deutschen Bundesministerium der Finanzen.