Wie P2P-Software den Hoteliers bei der Einhaltung des Budgets für 2024 hilft

Laut Accenture planen 71 Prozent der Verbraucher, im nächsten Jahr genauso viel wie dieses Jahr oder mehr für private Reisen auszugeben. Dieser Trend bedeutet für Hoteliers gute Chancen, während der Pandemie eingebüßte Umsätze zurückzugewinnen und ein neues Umsatzwachstum zu erzielen. CWT-Prognosen zeigen, dass für 2024 bei den durchschnittlichen Tagesraten (ADRs) weltweit ein Anstieg um 3 % gegenüber 2023 erwartet wird. Neben Auslastung und ADRs steigen aber auch die Kosten. Da Mitarbeitende höhere Löhne fordern und die Inflation auch die Lebensmittel-, Getränke- und Energiekosten steigen lässt, werden sich die höheren Ausgaben für Reisen nicht in den Betriebsergebnissen der Hoteliers niederschlagen.

Um die Wiederbelebung in der Reisebranche optimal für sich zu nutzen, müssen Hoteliers einen größeren Teil ihres Budgets für Back-of-House-Innovationen verplanen, um die Abläufe zu optimieren und am Ende die Gästebindung zu steigern. Dies bedeutet, dass unweigerlich neue Kosteneinsparungsmöglichkeiten gefunden werden müssen, auch wenn die Preise für Waren und Dienstleistungen weiter steigen. Ein wichtiger Bereich der Budgetoptimierung, auf den sich Hoteliers 2024 konzentrieren sollten, ist ihr Procurement-to-Pay-(P2P-)Prozess.

Mehr Kontrolle und Transparenz bedeuten Kostensenkungen auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen. Investitionen in Lösungen, die das eProcurement und die Automatisierung des gesamten P2P-Prozesses ermöglichen, steigern die Effizienz und Profitabilität. Dies sorgt dafür, dass Hoteliers von allen Vorteilen der steigenden Nachfrage in der Reisebranche profitieren können.

Viele Hoteliers arbeiten noch mit einer papierbasierten Beschaffung und Fakturierung. Der Beschaffungsprozess hat viele Stakeholder – von der Küche bis zur Kreditorenbuchhaltung – und manuelle Workflows erzeugen Informationssilos. Dies führt dazu, dass Abteilungen ihr Ausgabenbudget überschreiten und die Buchhaltung die Strategie hinter Kaufentscheidungen nicht versteht. Es mündet zudem in einem unübersichtlichen Genehmigungsprozess, bei dem die Wahrscheinlichkeit steigt, dass er von einzelnen Personen umgangen wird und damit die Konformität sinkt.

Stark manuell geprägte Prozesse erhöhen auch die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler und kostspieliger Irrtümer. Die Teams müssen viel Aufwand betreiben, um Berge von Papierdokumenten zu verwalten, ohne sich jedoch einen echten Überblick über die Bestände verschaffen zu können. Zudem fehlen ihnen die notwendigen Daten, um bessere Warenwirtschaftsentscheidungen zu treffen. Manuelle Prozesse und fehlende Transparenz erschweren auch die gewissenhafte Prüfung der Rechnungen und Verwaltung des Cashflows. So werden die Lieferantenbeziehungen gestört und das gesamte Unternehmen wird ausgebremst.

End-to-End-P2P-Lösungen vereinheitlichen den Beschaffungsprozess für alle Abteilungen, straffen den Genehmigungsprozess und erleichtern die Prüfung von Rechnungen und ihre Bezahlung. Ein weiterer wichtiger Vorteil von P2P-Software ist die Automatisierung. Sie beschleunigt die Beschaffung insgesamt und setzt Teamressourcen frei, die besser für Datenanalysen und Optimierungsstrategien genutzt werden können.

Damit die Hoteliers die Herausforderungen in der Reisebranche von morgen bewältigen können, müssen sie ihre alten Workflows genau auf den Prüfstand stellen, denn sie kosten genau das Geld, das sie eigentlich bräuchten, um in ihr Wachstum zu investieren. P2P-Software ist mehr als nur „nice-to-have“. Sie ist wichtig, damit die Hotels wieder Geld verdienen und bessere Kaufentscheidungen treffen, um ein exponentielles Wachstum anzustoßen.

Wenn sämtliche Abteilungen in Hotels eine P2P-Plattform als einzige Datenquelle nutzen, erhält der Hotelier einen viel besseren Eindruck davon, wie jede einzelne Abteilung ihr Budget einsetzt. So lässt sich viel einfacher einschätzen, ob ein Auftrag genehmigt werden sollte, und die Teams könnten ihre Ausgaben sofort optimieren und die Zahlungsverarbeitung für die Kreditorenbuchhaltung beschleunigen.

Die Straffung der Auftrags-, Fakturierungs- und Zahlungsprozesse hat auch große Vorteile für den Lieferanten, was wiederum die Beziehung zwischen ihm und dem Hotelier verbessert. Lösungen, die mit den Warenwirtschafts- und Fakturierungssystemen der Lieferanten verbunden sind, vereinfachen den Einkauf und stellen sicher, dass die Lieferanten schneller bzw. pünktlich bezahlt werden und damit größere Rabatte einräumen. Hoteliers erhalten mit P2P-Lösungen Analysefunktionen, die Einblicke in die Lieferantenleistung liefern, und Möglichkeiten für weitere Kostensenkungen erkennen lassen.

P2P-Lösungen integrieren Beschaffungs- und Warenwirtschaftssysteme und liefern so mehr Transparenz in Bezug auf die Waren, die Hoteliers brauchen oder die einfach nur Platz wegnehmen. Transparenz ermöglicht Laien wie Köchen und Mitarbeitenden mit Publikumskontakt, sich stärker in die Beschaffung einzubringen, ohne gegen Vorschriften zu verstoßen. Mit End-to-End-P2P-Lösungen kann diese Transparenz auch abteilungsübergreifend genutzt werden. Mehr Transparenz führt zu besseren Entscheidungsprozessen. Dies geschieht im Kontext des gesamten Unternehmens, nicht nur auf Abteilungsebene.

P2P-Software behandelt die Komplexität und Nuancen der Beschaffungsworkflows und trägt so zu einer Vereinfachung des Prozesses bei. Gleichzeitig werden die Risiken erheblich verringert. Durch die Einbindung besserer Daten- und Analysetools in die P2P-Plattformen können Hoteliers erfolgreich nach Möglichkeiten suchen, Kosten zu minimieren und Gelegenheiten zu nutzen, um ihren Umsatz zu steigern.

Ein Budget gibt vor, wohin Ihr Geld fließen soll, anstatt Sie mit der Frage zurückzulassen, wo es denn geblieben ist. John Maxwell hat dies zuerst und am besten formuliert. Hoteliers dürfen sich nicht nur auf ihre Umsätze verlassen, wenn sie den Gewinn steigern und die Budgetplanung optimieren möchten. Um ein realistisches Budgets für 2024 zusammenzustellen, müssen sich die Hoteliers auf die Faktoren konzentrieren, die sie selbst beeinflussen können – also ihre Abläufe bereinigen und Kosten senken, um bessere Margen zu erzielen.

Mit einer maximierten Profitabilität in der Beschaffung sind Hoteliers gut auf eventuelle Veränderungen in der Reisebranche im nächsten Jahr vorbereitet. Dabei sollte P2P-Software zweifellos ein Posten im Budget der Hoteliers für 2024 sein. Investitionen in P2P-Lösungen bringen den Hoteliers einerseits sofortige Effizienzvorteile und andererseits ein jahrelanges Kostensenkungspotenzial, weil sie die gesamte Beschaffungspipeline transformieren. Und schließlich ermöglicht P2P-Software den Hoteliers von heute eine wirklich umfassende Kontrolle über die Kosten in der Beschaffung, weil sich die ökonomischen Variablen und die Nachfrage nach Reisen weiter verändern werden.