Logiciel de gestion numérique des contrats pour l’industrie hôtelière
Un archivage des contrats numérique et sécurisé proposant une accessibilité simple, de solides fonctions de recherche, des notifications automatisées d’expiration et une gestion des documents conforme aux audits pour une expérience centralisée de bout en bout des contrats.
Comment FutureLog facilite la gestion des contrats numériques
Gestion de la durée des contrats
De la simplicité de la création, de l’archivage et de la récupération des contrats à leur suivi, révision et renouvellement sans difficulté, la solution de gestion numérique des contrats de FutureLog couvre toute leur durée, améliorant ainsi l’efficacité de votre entreprise document par document.
Quelles fonctionnalités sont proposées ?
C’est vous qui décidez. Avec la solution de gestion numérique des contrats de FutureLog, tous les contrats, licences, certificats et autres documents importants sont à la portée de vos doigts :
Recherchez, récupérez et contrôlez
- Recherche puissante et prédictive :
Localisez rapidement vos documents avec la fonctionnalité de recherche rapide. - Filtres avancés :
Affinez votre recherche en appliquant des filtres personnalisés, comme le type de documents. - Tri efficace :
Triez rapidement les documents et contrats en utilisant différentes options de tri comme, par exemple, par nom, par date de chargement ou d’expiration. - Vue d’ensemble des statuts :
Contrôlez le statut de tous les contrats dans une vue d’ensemble centralisée, en utilisant des codes de couleurs pour une analyse immédiate.
Restez devant, agissez rapidement
- Notifications d’expiration :
Définissez un échéancier avant l’expiration de votre contrat et configurez des rappels automatisés par e-mail et dans l’application pour être sûr de ne jamais oublier une action importante. - Gestion des renouvellements automatiques :
Gagnez du temps et des forces avec l’option de renouvellement automatique des contrats. - Validité des contrats :
Ajoutez en option à tous vos documents une date de début et de fin pour facilement voir leur validité. - Flux de travail efficaces :
La collaboration au sein de votre équipe est aisée, grâce à ses actions transparentes et à un historique des versions créées.
Gestion simplifiée et sécurisée
- Protection des documents :
Archivage sécurisé et totalement conforme aux conditions requises par les audits. - Autorisations des utilisateurs :
Différents niveaux d’autorisation disponibles pour contrôler et protéger l’accessibilité aux documents (par ex., affichage uniquement, modification, etc.). - Formats de fichiers :
Vous pouvez charger différents types de fichier par « glisser-déposer » ou directement depuis votre appareil.
Des archives très détaillées
Accédez à un catalogue approfondi d’informations sur les fournisseurs avec la solution de gestion numérique des contrats de FutureLog. Des coordonnées et des dates de livraison à l’identité et aux conditions de paiement des créanciers, toutes les informations sont à votre disposition, dans un espace centralisé et bien structuré.
Gestion de la durée des contrats
- Archivage sécurisé et numérique des documents
- Notifications automatisées dans l’application
- Informations complètes sur les fournisseurs
- Autorisations flexibles et conformes aux audits
Une expérience P2P automatisée et efficace
FutureLog en chiffres
Nous avons pour objectif de faciliter une communication rationalisée et une connectivité sans faille entre tous les acteurs du P2P. Offrir de la valeur, de la simplicité et de l’efficacité par le biais de l’automatisation et de l’innovation est ce qui nous anime, et les chiffres le prouvent.
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Questions/réponses sur la gestion des contrats :
Foire aux questions
Oui, FutureLog vous offre la possibilité de configurer des rappels des dates de renouvellement des contrats et de programmer des alertes. Notre outil de gestion des contrats peut aussi envoyer automatiquement des e-mails et des notifications à des utilisateurs de l’application, pour que vous ne manquiez jamais d’échéance importante et que vous gériez proactivement vos contrats.
La capacité de FutureLog à faire la différence entre des contrats et des certificats et à créer des types de contrat personnalisés, offre l’opportunité aux clients de personnaliser le système pour l’adapter à leurs besoins spécifiques de gestion des contrats, pour une tenue complète et précise des documents comptables. Les utilisateurs de FutureLog peuvent joindre plusieurs documents aux contrats, et même les nommer différemment pour faciliter leur identification. La plateforme affiche aussi dans la vue d’ensemble des fournisseurs les contrats qui arrivent à échéance.
Oui, FutureLog vous permet de partager des contrats avec plusieurs services et centres de coûts de votre organisation, améliorant ainsi leur collaboration et garantissant l’accessibilité des informations des contrats à tous les acteurs. Vous pouvez aussi choisir de garder des documents privés : c’est vous qui décidez.
Vous pouvez prendre connaissance des notifications d’expiration de plusieurs façons :
- Vue d’ensemble des fournisseurs : les documents dont la date de fin de validité approche sont repérables grâce à un marquage « Expire bientôt » facilement identifiable sur votre vue d’ensemble des fournisseurs.
- Centre de messagerie : les notifications concernant les contrats en fin de validité sont aussi transmises au Centre de messagerie de l’application FutureLog, pour que vous restiez informé du renouvellement des contrats.
- E-mails d’alerte : lorsque vous configurez des alertes de contrats, tous les utilisateurs indiqués recevront des notifications par e-mail.
Documents privés : l’accès aux documents privés est limité à des personnes bien précises ou des fonctions d’utilisateur. Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à ces documents et les visualiser. Ce sont généralement des documents contenant des informations sensibles ou confidentielles qui ne doivent pas être largement partagées.
Documents publics : les documents publics sont mis à disposition d’un public plus large au sein de vos services et centres de coûts. Ce sont des documents qui incluent des informations qui peuvent être partagées et vues par un groupe d’utilisateur plus large.
Découvrez l’efficacité de la gestion des contrats FutureLog
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De la commande et la gestion des recettes à l’approbation de factures et l’affichage de rapports, l’application mobile native de FutureLog vous propose toute la puissance et l’automatisation de nos solutions Web P2P du bout des doigts. En ligne ou hors ligne, vous restez aux commandes.
