Im Budget für 2024 bleiben: Der Vorteil des eProcurements

Wenn Sie Ihre Gästedaten wirklich verstehen, können Sie Ihre Umsätze steigern. Für einen höheren Gewinn müssen Hoteliers jedoch ihre Betriebsdatenstrategie optimieren. Mangelnde Transparenz bei den Betriebsdaten – einschließlich der Beschaffungsdaten – führt zu blinden Flecken bei den Kosten. Informationssilos machen es nahezu unmöglich, die erforderlichen Informationen zutage zu fördern, um Ausgabenprognosen und damit Budgets zu erstellen. Wenn Hoteliers Budgets zusammenstellen wollen, die der immer noch spürbaren Unsicherheit in der Reisebranche Rechnung tragen, dann müssen sie ihre tatsächlichen Betriebskosten bei hoher und bei geringer Auslastung kennen.

Bei den aktuellen Budgetierungen für 2024 und beim Ausblick auf die Optimierung des Budgets im nächsten Jahr müssen sie überlegen, welchen Beitrag ihre BOH-Datenstrategie für eine höhere Profitabilität leisten kann. Mit akkuraten Betriebsdaten können sich Hoteliers einen besseren Überblick über ihre Kosten verschaffen. Auf dieser Basis können Sie eher ein vernünftiges Budget erstellen und die Abteilungen erhalten die nötige Transparenz, um sich auch an das Budget halten zu können.

Da die Erfindung einer verlässlich funktionierenden Kristallkugel noch auf sich warten lässt, muss der Blick in die Zukunft in nächster Näherung noch auf Basis der Geschäftsdaten stattfinden. Im Gegensatz zu einem durchschnittlich begabten Wahrsager werden Daten Sie nie anlügen., Ihnen nicht nach dem Mund reden und Ihnen keine falschen Hoffnungen über den wahren Zustand Ihres Unternehmen machten. Hoteliers sollten daher robuste Daten zu allen geschäftlichen Aspekten sammeln und sich so einen klaren Blick auf ihre Abläufe verschaffen. Bei der Budgetplanung für die Zukunft können sie historischen Daten entnehmen, wo ihr Geld tatsächlich hinfließt und wo sich im weiteren Verlauf Optimierungsmöglichkeiten bieten.

Eine gute Prognose sagt sowohl Umsätze als auch Ausgaben vorher. Natürlich hängen die Ausgaben direkt von der Zahl der bedienten Gäste ab, die sich im Umsatz niederschlägt. Wenn Hoteliers die historischen Ausgabendaten kennen, können sie besser nachvollziehen, wie viel sie tatsächlich bei verschiedenen Auslastungen ausgeben. So können sie sich auf Auslastungsschwankungen vorbereiten, weil sie wissen, wo und wann sie Ausgaben verringern und erhöhen müssen. Dadurch erhalten sie auch bei einer Änderung anderer Variablen mehr Kontrolle über die Ausgaben und können profitabel bleiben.

Zu den Stakeholdern des Beschaffungsprozesses gehören immer mindestens das obere Management, Abteilungsleiter, Köche und die Kreditorenbuchhaltung. Jeder Stakeholder kann seine eigene Sammlung von Aufträgen, Belegen und Rechnungen in seinem persönlichen E-Mail-Konto haben und an Lieferanten und Abteilungen senden oder von ihnen empfangen. Dies macht es Managern und Entscheidungsträgern extrem schwer, Informationen für ihre Budgets zu sammeln, und behindert die Einhaltung und Optimierung der Budgets im weiteren Verlauf.

Durch die Digitalisierung und Automatisierung können sich die Führungskräfte einen ganzheitlichen Blick auf die Beschaffungsdaten des gesamten Unternehmens verschaffen. Einige Schätzungen besagen, dass die Hälfte aller Unternehmen, die eine eProcurement- oder Procure-to-Pay-(P2P-)Lösung implementiert haben, mehr Transparenz für den gesamten Beschaffungsprozess brauchten. Laut Institute for Supply Management können Unternehmen darüber hinaus bis zu 55 Prozent mehr Einsparungen erzielen, wenn die Beschaffungseinblicke von Anfang an in den Budgetierungsprozess einfließen. Das Sammeln und von reichhaltigen Beschaffungsdaten und der Zugriff auf diese sind freilich nur mit digitalen Lösungen möglich, die alle Teile des Unternehmens verbinden.

Mangelnde Datentransparenz mit Beschaffungssoftware überwinden

P2P-Softwarelösungen wie FutureLog fassen alle Schritte der Beschaffung an einem digitalen Ort zusammen, sodass Abteilungen, Buchhaltung und Unternehmensführung mit denselben Dokumenten arbeiten. Jeder nutzt denselben Beschaffungsprozess mit standardisierten Aufträgen und Genehmigungsschleifen. Dies spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass die in das System fließenden Daten so sauber und fehlerlos wie möglich sind. Noch wichtiger: Die Daten werden komplett automatisiert erfasst. Wenn alle Beschaffungsaktivitäten in derselben Software stattfinden, können Sie eine wirklich ganzheitliche Ansicht der Datenpunkte in der gesamten Pipeline erhalten.

Hoteliers, die in den nächsten Monaten P2P-Software implementieren, können für das Budget 2024 keine historischen Daten mehr nutzen. Allerdings kann die Software helfen, im Rahmen des bereits erstellten Budgets zu bleiben. Durch P2P-Lösungen erhält jede Abteilung vollständige Transparenz in Bezug auf ihr Budget und kann dadurch entsprechende Strategien entwickeln. Dies bedeutet, dass das obere Management nicht Budgetpolizei spielen muss und die Mitarbeitenden sofort informierte Beschaffungsentscheidungen treffen können, ohne auf Zahlenjagd gehen zu müssen. P2P-Software kombiniert Funktionen der Budget- und Ausgabenverfolgung mit Beschaffungsworkflows, sodass alle die nötigen Finanzdaten haben, um Beschaffungskosten zu optimieren.

Wenn es auf Euro- und Cent-Beträge ankommt, ermöglichen P2P-Tools eine Buchhaltung mit besseren Einblicken in Aufträge, Belege und Rechnungen, damit Validierung und Zahlung nahtlos erfolgen können und die Budgetdisziplin gewahrt bleibt. Zudem verringern sie Reibungen zwischen den Abteilungen und der Buchhaltung, weil jeder sehen kann, wohin das Geld fließt, und die Ausgaben einfacher an Cashflow und Umsatz binden kann. Außerdem können sich Manager, die Echtzeiteinblicke in Ausgaben haben, auf potenzielle Cashflow-Probleme vorbereiten und Vorkehrungen für kurzfristige budgetäre Notlagen treffen.

P2P-Software als Teil Ihrer BOH-Datenstrategie priorisieren

Da Hotels ihre Investitionen in gästeorientierte Innovationen verstärken, werden sich Akteure, die die Software als erste einführen und damit ihre Betriebseffizienz durch Daten erhöhen, einen Vorsprung verschaffen. Geringere Beschaffungskosten bedeuten mehr verfügbares Kapital für ganz neue Gästeerlebnisse, die sich begeisterte Reisende wünschen.

Beschaffungsdaten ermöglichen Einblicke in alle Ecken und Winkel, in denen Hoteliers ihre Margen ausbauen können. Unternehmen, die keine P2P-Lösungen im Rahmen ihrer BOH-Datenstrategie nutzen, verzichten auf bares Geld.

FutureLog vereint Daten aus dem gesamten Beschaffungsprozess an einen Ort, sodass die Daten aller Beschaffungsaktivitäten problemlos gefunden und analysiert werden können. Auf der Plattform können Hoteliers die Kataloge ihrer Lieferanten anzeigen und von Rabatten für größere Aufträge profitieren. Darüber hinaus bietet sie Automatisierungsfunktionen für Genehmigungen und Rechnungsprüfungen, um die Ausgabenverwaltung effektiver zu gestalten. Mit FutureLog können Abteilungen zudem zusammenarbeiten, um im Budget zu bleiben, und Benutzer sich über mehr Transparenz in der gesamten Beschaffungspipeline freuen. Erleben Sie mit FutureLog einen vollständig digitalisierten P2P-Prozess und verschaffen Sie sich die nötigen Dateneinblicke, um die Profitabilität zu maximieren und Ihre Hotelabläufe zukunftssicher zu gestalten.