Atteindre les objectifs budgétaires en 2024 : l’avantage de l’approvisionnement électronique

Comprendre les données des hôtes est très utile pour augmenter le revenu brut mais, pour véritablement booster le résultat net, les hôteliers doivent améliorer leur stratégie de données opérationnelles. Une visibilité insuffisante des données opérationnelles, dont les données d’approvisionnement font partie, crée un angle mort en matière de coûts. Avec des informations cloisonnées, il est presque impossible que les informations nécessaires pour générer des prévisions des dépenses et donc des budgets, refassent surface. Si les hôteliers veulent établir un budget en prenant en compte l’incertitude qui règne encore dans le secteur touristique, ils doivent connaître le coût réel de l’exploitation de leur entreprise lorsque le taux d’occupation est élevé et quand il est faible.

Lorsque les hôteliers élaborent leur budget 2024 et prévoient l’optimisation du budget pour la nouvelle année, ils doivent étudier comment leur stratégie de données internes contribue à augmenter la rentabilité. Avec des données opérationnelles de grande qualité, les hôteliers peuvent avoir une idée plus précise de leurs coûts. Ils pourront ainsi plus vraisemblablement élaborer un budget raisonnable et fournir la visibilité nécessaire pour que les services le respectent.

Les données commerciales s’apparentent à une boule de cristal qui fonctionnerait. Contrairement à votre diseuse de bonne aventure, les données ne vous mentent pas sur la situation de votre entreprise, ne vous flattent pas et ne vous donnent pas de faux espoirs. La collecte de données solides de toutes les activités de l’entreprise aide les hôteliers à voir clairement leurs opérations. Lorsqu’il s’agit de budgétiser l’avenir, les données historiques leur indiquent exactement où va leur argent et comment l’optimiser.

Une prévision solide prend en compte les prévisions de revenu et de dépenses. Les dépenses sont évidemment directement liées au nombre d’hôtes que vous servez, ce que le revenu reflète. Comprendre les données historiques des dépenses permet aux hôteliers d’avoir une meilleure vue d’ensemble de leurs dépenses selon les niveaux de capacité. Ils peuvent ainsi se préparer aux variations de capacité en sachant quelles dépenses augmenter ou diminuer, et à quel moment. Ils maîtrisent alors les dépenses lorsque d’autres variables changent, protégeant ainsi leur résultat net.

L’approvisionnement implique au minimum les directeurs de service, les cadres dirigeants, les chefs et la comptabilité. Chacun détient ses propres bons de commande, reçus et factures disséminés dans leurs comptes de messagerie personnels qu’ils envoient ou reçoivent des fournisseurs ou entre services. Il est extrêmement difficile pour les responsables et décideurs de regrouper les informations lorsqu’ils établissent des budgets, et cela empêche de faire accepter ou d’optimiser les budgets rapidement.

La dématérialisation et l’automatisation mettent à disposition de la direction de l’entreprise une vue d’ensemble des données d’approvisionnement. Selon certaines estimations, la moitié des entreprises qui ont appliqué une solution Procure-to-Pay (P2P) ou d’approvisionnement électronique, l’ont fait parce qu’elles recherchaient plus de transparence sur l’ensemble du processus d’approvisionnement. Selon l’Institute for Supply Management, les entreprises peuvent aussi réaliser 55 % d’économies en plus lorsque les informations sur l’approvisionnement sont prises en compte dès le début de la budgétisation. Soyons franc, la collecte et l’accès à des données d’approvisionnement riches ne sont possibles qu’avec des solutions numériques qui interconnectent chaque service de l’entreprise.

Surmonter un manque de visibilité des données avec un logiciel d’approvisionnement

Grâce aux solutions logicielles P2P comme celles de FutureLog, chaque étape de l’approvisionnement est regroupée dans un même espace numérique, pour que les services, la comptabilité et la direction travaillent à l’unisson. Chacun utilise un processus d’approvisionnement avec des bons de commande et des boucles d’approbation standardisés. Cela permet non seulement de gagner du temps mais aussi de garantir autant que possible que les données qui sont enregistrées dans le système sont propres et sans erreur. Et, plus important, la collecte de données est entièrement automatique. Vous pouvez obtenir une vue d’ensemble réellement complète des données à l’échelle de l’entreprise lorsque toutes les activités d’approvisionnement sont regroupées dans un seul et même logiciel.

Les hôteliers qui mettront en place un logiciel P2P dans les prochains mois ne bénéficieront pas des informations nécessaires à l’élaboration de leur budget 2024 mais il leur permettra de respecter le budget déjà établi. En utilisant des solutions P2P, chaque service a un accès total à son budget, ce qui lui permet de définir une stratégie en conséquence. Les cadres dirigeants n’ont pas à faire la police pour que le budget soit respecté et les salariés peuvent rapidement prendre des décisions d’approvisionnement pertinentes sans avoir à partir à la pêche aux chiffres. Le logiciel P2P allie des fonctionnalités de suivi du budget et des dépenses grâce aux flux de travail d’approvisionnement, chacun ayant ainsi accès aux données financières dont il a besoin pour optimiser les coûts lorsqu’il doit s’approvisionner.

Les outils P2P tiennent une comptabilité qui présente dans le détail les bons de commande, les reçus et les factures pour que la validation et le paiement s’effectuent en toute transparence en respectant le budget. Ils diminuent les tensions entre les services et la comptabilité car chaque salarié peut voir les sommes allouées à chaque poste et associe plus facilement chaque dépense à la trésorerie et aux recettes. Avec les informations sur les dépenses fournies en temps réel, les responsables peuvent anticiper les problèmes potentiels de trésorerie et prévoir des restrictions budgétaires à court terme.

Privilégier un logiciel P2P dans le cadre de votre stratégie de données internes

À mesure que les hôtels augmentent leurs investissements en innovation centrée sur le client, ce sont ceux qui amélioreront l’efficacité opérationnelle grâce aux données qui prendront une longueur d’avance. En réduisant leurs coûts d’approvisionnement, ils disposent de plus de capital à investir dans des expériences clients innovantes qui dynamisent la demande touristique.

Les données d’approvisionnement mettent en lumière tous les postes dont les marges peuvent être accrues. Ceux qui n’adoptent pas de solutions P2P dans leur stratégie de données internes jettent l’argent par les fenêtres.

FutureLog regroupe en un seul espace les données de l’ensemble du processus d’approvisionnement pour faciliter l’affichage et l’analyse des données de la totalité de l’activité d’approvisionnement. La plateforme présente les catalogues des fournisseurs aux hôteliers, qui peuvent bénéficier de remises sur les commandes plus volumineuses. Elle automatise également les approbations et le contrôle des factures, pour une gestion plus efficace des dépenses. FutureLog permet aussi aux services de travailler ensemble au respect du budget grâce à une meilleure visibilité pour chaque utilisateur de l’ensemble des transactions d’approvisionnement. Découvrez un processus P2P entièrement numérique avec FutureLog et récupérez les données nécessaires pour maximiser votre rentabilité et pérenniser votre hôtel.