Nutzung von Dateneinblicken im Gastgewerbe: Die Rolle von P2P-Systemen bei der Verbesserung der Entscheidungsfindung
In den letzten Jahren sahen sich Hoteliers gezwungen, eine Reihe von neuen Herausforderungen zu meistern, von Arbeitskräftemangel über Störungen in der Lieferkette bis hin zu den sich schnell entwickelnden Ansprüchen der Gäste. Während sich das Reiseaufkommen erholt, investieren führende Hotels in die digitale Transformation und aktualisierte Annehmlichkeiten für ein zunehmend erlebnisorientiertes Publikum.
In den letzten Jahren sahen sich Hoteliers gezwungen, eine Reihe von neuen Herausforderungen zu meistern, von Arbeitskräftemangel über Störungen in der Lieferkette bis hin zu den sich schnell entwickelnden Ansprüchen der Gäste. Während sich das Reiseaufkommen erholt, investieren führende Hotels in die digitale Transformation und aktualisierte Annehmlichkeiten für ein zunehmend erlebnisorientiertes Publikum.
Während diese Veränderungen sowohl von Mitarbeitern als auch von Gästen deutlich wahrgenommen werden, hängt ihr Erfolg von einer weniger sichtbaren Funktion ab: Wie Ihr Hotel an den Einkauf herangeht - sei es bei der Beschaffung von Zutaten, bei der Automatisierung von Aufgaben oder bei der Umstellung auf papierlose Verfahren zur Senkung der Rechnungsbearbeitungskosten.
Viele Hotels sind auf ein digitales Procure-to-Pay-Modell (P2P) umgestiegen, um intelligentere Ausgabenentscheidungen zu treffen. P2P-Plattformen erleichtern die Konsolidierung und Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesses, der die Auswahl von Waren und Dienstleistungen, die Verwaltung von Verträgen und Lieferantenbeziehungen, den Eingang und Abgleich von Einkäufen sowie die Bearbeitung von Rechnungen und Zahlungen umfasst.
Wenn P2P-Plattformen mit anderen Hotelsystemen, wie z. B. Enterprise Resource Planning (ERP)-Tools, integriert werden, sind sie eine Fundgrube für wertvolle Daten. Effektiv eingesetzt, können diese Daten genutzt werden, um strategischere Beschaffungsaktivitäten voranzutreiben, die zu erheblichen Kosteneinsparungen führen und einen besseren Nutzen für die Gäste ermöglichen. BCG berichtet, dass Unternehmen ihre jährlichen Ausgaben durch den Einsatz digitaler Technologien um durchschnittlich 5-10 % senken können.
Hier ein genauerer Blick darauf, warum erfolgreiche Hotels bessere Beschaffungsentscheidungen treffen müssen und wie P2P-Systeme dabei helfen können.
Warum Hotels bessere Beschaffungsentscheidungen treffen müssen
Hotels sind beim Beschaffungsmanagement in einer besonderen Situation. Die Saisonabhängigkeit macht Prozesse wie die Bestandsverwaltung komplexer und schwieriger zu optimieren als in anderen Branchen. Hoteliers arbeiten außerdem mit geringen Gewinnspannen und begrenzten Zeit- und Ressourcenressourcen, so dass sie oft den Preisen und der Verfügbarkeit von Lieferanten Vorrang vor Faktoren wie der Produktqualität oder den ökologischen und sozialen Praktiken eines Lieferanten einräumen. Dies kann sich auf die Zufriedenheit der Gäste auswirken und andere Geschäftsziele, wie die Einhaltung von Nachhaltigkeitsvorschriften und -zielen, beeinträchtigen.
Die starke Inflation und der Arbeitskräftemangel haben den Druck auf das Hotelgewerbe noch verstärkt. Im Vereinigten Königreich sind die Arbeitskosten pro verfügbarem Zimmer seit Beginn der Pandemie um 15 % gestiegen, und es wird erwartet, dass die Gemeinkosten in den kommenden Monaten weiter steigen werden. Angesichts der anhaltend hohen Kündigungs- und Stellenbesetzungsraten muss das Beschaffungswesen auf kostensparende Maßnahmen achten, wenn Hoteliers die Löhne als Anwerbungstaktik erhöhen. Den Beschaffungsteams fehlen möglicherweise die Ressourcen, um sich auf die strategischeren Aspekte der Aufgabe zu konzentrieren.
Eine weitere Frage ist die der Verbrauchernachfrage. Die Vorlieben der Gäste haben sich in den letzten Jahren dramatisch verändert. Sie wünschen sich individuellere Erlebnisse und Annehmlichkeiten sowie die Bequemlichkeit von mobilem Gästeservice und kontaktlosen Optionen. Beschaffungsteams müssen mehr denn je flexibel bleiben und Wege finden, um die neuen Kundenerwartungen zu erfüllen und gleichzeitig die Budgetvorgaben einzuhalten.
Beschaffungsteams in Hotels, die sich immer noch auf manuelle Prozesse statt auf P2P-Plattformen und Analysen verlassen, werden es schwerer haben, diese Herausforderungen zu bewältigen. Untersuchungen zeigen jedoch, dass viele Unternehmen P2P noch immer nur langsam einführen. Laut APQC hat fast ein Viertel der Unternehmen weltweit keinen Zugang zu Echtzeit-Einkaufsdaten. Weniger als die Hälfte setzt bei der Entscheidungsfindung im Beschaffungswesen fortschrittliche Analysen und prädiktive Algorithmen ein, 26 % verlassen sich auf Instinkt oder Anekdoten.
Wie P2P-Analysen eine bessere Entscheidungsfindung ermöglichen
Hotels, die Pandemien und wirtschaftliche Unsicherheiten erfolgreich überstanden haben, haben sich zweifellos auf Beschaffungsentscheidungen verlassen, um widerstandsfähig zu bleiben. Schließlich sind die externen Ausgaben Ihres Hotels von zentraler Bedeutung für eine Vielzahl von Leistungsindikatoren, von der Gewinnspanne über die Gästezufriedenheit bis hin zur Einhaltung von Vorschriften. Vorausschauende Hotels sind sich dessen bewusst und haben vielleicht sogar Beschaffungsexperten in Gespräche und Initiativen auf Führungsebene integriert.
Beschaffungsteams können jedoch nur dann zu einem wertschöpfenden Teil des Unternehmens werden, wenn sie mit zuverlässigen Daten und den erforderlichen Werkzeugen ausgestattet sind, um diese in großem Umfang sinnvoll zu nutzen. Dies kann durch P2P-Systeme erreicht werden, die Erkenntnisse aus einer Vielzahl von Beschaffungsdatenquellen wie Bestellungen, Rechnungen, Lieferanteninformationen, Kontaktdetails, ERP-Systemen, Finanzprognosen und mehr ableiten.
Diese Erkenntnisse können auf verschiedene Weise für bessere Beschaffungsentscheidungen in Hotels genutzt werden. Zum Beispiel:
- Der Hoteleinkauf kann leistungsschwache Lieferanten identifizieren und Verträge neu verhandeln oder nach alternativen Anbietern suchen, indem er Muster in den Leistungskennzahlen der Lieferanten findet, z. B. Lieferfristen, Produktqualität und Preisgenauigkeit. Gleichzeitig können Hotels die leistungsstärksten Lieferanten herausfiltern und engere Partnerschaften mit ihnen aufbauen. Mit der Zeit sind diese Lieferanten möglicherweise eher bereit, Angebote oder Rabatte anzubieten und bei der Überwindung von Lieferstörungen zusammenzuarbeiten, was langfristig zu erheblichen Kosteneinsparungen führt. Laut einer Deloitte-Umfrage sagen die Verantwortlichen im Beschaffungswesen, dass eine bessere Zusammenarbeit mit den Lieferanten der beste Weg ist, um den Unternehmenswert zu steigern.
- P2P-Daten bieten Echtzeiteinblicke in die Lagerbestände und ermöglichen es Hoteliers, den Bestand zu verfolgen, Nutzungsmuster zu überwachen und die Nachfrage zu prognostizieren. Mit diesen Informationen kann die Beschaffung sicherer sein, dass Bestellungszeitpunkt und -volumen genau mit den betrieblichen Anforderungen übereinstimmen und dass das Hotel kein Geld durch Fehlbestände oder Überbestände verliert.
- Unternehmen in ganz Europa und Nordamerika müssen zunehmend über die sozialen und ökologischen Auswirkungen ihrer Tätigkeiten und Lieferketten berichten, und das Gastgewerbe bildet hier keine Ausnahme. Eine bessere Einhaltung von Sozial-, Umwelt- und Governance-Standards (ESG) ist sowohl für Verbraucher als auch für Investoren attraktiv, aber diese Praktiken sind bekanntermaßen schwer zu messen und zu berichten. P2P-Daten machen es für Hotels einfacher, Lieferanten mit idealen sozialen und ökologischen Praktiken zu finden und deren Auswirkungen zu messen.
Darüber hinaus können die Mitarbeiter im Beschaffungswesen dank der P2P-Analysesoftware weniger Zeit mit der Verwaltung von Daten verbringen und sich mehr auf umsetzbare Strategien konzentrieren, die einen echten Geschäftswert schaffen. Branchenanalysen zeigen, dass Unternehmen durch die Optimierung von P2P-Prozessen zwischen 30 % und 50 % der Kosten für Bestellungen und Rechnungen einsparen, die Zeitspanne für P2P-Zyklen um 40 % bis 50 % verkürzen und die Ausgaben für das Lieferkettenmanagement um 15 % bis 20 % senken können.
Stärken Sie Ihre Beschaffungsfunktion mit P2P-Einblicken
Hoteliers arbeiten in einer Zeit erheblicher Störungen, die von Märkten, Lieferketten und Verbrauchern gleichermaßen ausgehen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Hotels ihren Ansatz für die Beschaffung als Schlüsselfunktion zur Überwindung von Unsicherheiten überdenken.
Mithilfe von P2P-Systemen kann die Beschaffungsabteilung von Hotels ein tieferes Verständnis ihrer Einkaufsprozesse erlangen und die Ausgaben durch Verbesserungen beim Management von Lieferantenbeziehungen, bei Vertragsverhandlungen, bei der Bestandsverwaltung und bei der Einhaltung von Vorschriften optimieren. Der Zugriff auf relevante, genaue P2P-Daten ermöglicht es dem Hoteleinkauf, effizientere und fundiertere Entscheidungen zu treffen, die den finanziellen Zielen entsprechen, ohne das Gästeerlebnis zu beeinträchtigen.
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