Wie künstliche Intelligenz die Beschaffung im modernen Hotel- und Gaststättengewerbe neu definiert

Die Zukunft sieht zwar vielversprechend aus, aber steigende Betriebskosten stellen ein ernstes Problem dar. Von den Arbeitskosten über die Lebensmittelpreise bis hin zu den Energierechnungen – Hotels müssen Wege finden, ihre Ausgaben zu verwalten und ihre Profitabilität zu wahren, ohne Kompromisse bei der Qualität einzugehen. Wenn man den aktuellen Zustand der Lieferketten weltweit betrachtet, haben sich viele der „klassischen“ Herausforderungen in der Beschaffung für die Branche noch verschärft.

Als größte Herausforderung muss das Kostenmanagement genannt werden. Die andauernden Lieferkettenunterbrechungen bei gleichzeitig galoppierender Inflation haben die Betriebskosten deutlich steigen lassen. Die Preise sind in allen Bereichen explodiert und lassen Profitabilität und Wachstum in weite Ferne rücken.

Der kometenhafte Preisanstieg hat sich enorm auf die Lieferantenverwaltung ausgewirkt und viele im Hotel- und Gaststättengewerbe auf die Suche nach neuen Lieferanten gehen lassen, um die Kosten zu senken. Das führt nicht nur zu einem logistischen Zusatzaufwand, sondern öffnet der Unsicherheit bei Lieferung und Qualität Tür und Tor. Wenn die Unternehmen die Anzahl ihrer Lieferanten erhöhen, wird auch die Verwaltung dieser Beziehungen komplizierter.

Und schließlich ist auch die Warenwirtschaft – ohnehin ein schwieriger Balanceakt – komplexer geworden. Vor dem aktuellen wirtschaftlichen Ausblick geben Lieferanten nicht mehr so bereitwillig Garantien für Bestände und Lieferzeiten. Dadurch wird es noch schwieriger, ausreichende, aber nicht zu viele Bestände vorzuhalten.

Und obwohl alle genannten Punkte immer schwerer zu bewältigen sind, sind sie deswegen nicht weniger wichtig. Ich glaube, dass die KI das beste Werkzeug in unserem Arsenal ist, um den Druck zu verringern und uns wieder auf den Wachstumspfad zu bringen.

Routinearbeiten automatisieren

Einer der Hauptvorteile der KI in jedem Kontext ist ihre Fähigkeit, Routinearbeiten zu automatisieren, sodass sich ihre Mitarbeitenden auf Arbeiten konzentrieren können, bei denen menschliches Urteilsvermögen und Ermessen wichtiger sind. Dies gilt auch für das e-Procurement.

Mithilfe der KI können Sie automatisch Aufträge generieren, den Aufträgen Rechnungen zuordnen und Zahlungen genehmigen. Dies vereinfacht nicht nur Ihre e-Procurement-Prozesse, sondern senkt auch deren Kosten und entlastet Ihr Personal, sodass es sich um eher menschlich-orientierte Arbeiten kümmern kann.

Höhere Genauigkeit von Beschaffungsdaten

KI kann auch die Genauigkeit und Qualität Ihrer Beschaffungsdaten erhöhen. Die Technologie hat die atemberaubende Fähigkeit, riesige Mengen an Informationen zu verarbeiten sowie Trends, Muster und Ausnahmen zu erkennen. Und genau darin ist sie auch am besten. Wenn Sie Ihre Beschaffungsdaten von KI analysieren lassen, können Sie quasi aus der Vogelperspektive auf Ihre Beschaffungsmuster blicken sowie klare und handlungsrelevante Berichte generieren. Damit können Stakeholder dann intelligentere und informiertere Beschaffungsentscheidungen treffen, die Ihre Wachstumschancen erhöhen.

2020 hat WBR Insights eine von Amazon Business gesponsorte Umfrage unter Beschaffungsfachleuten durchgeführt. Sie ergab, dass 76 % der befragten Unternehmen ihre Fähigkeit, strategische Einblicke auf der Basis KI-gestützter Analysen zu gewinnen, als „fortgeschritten“ oder „überdurchschnittlich“ einschätzen. Darüber hinaus gaben sie an, dass ihre Beschaffungsteams durch KI mehr Zeit für die Arbeit an den erkannten Chancen gewannen. Da KI die Verarbeitung von Analysen vereinfacht, erklärten 62 % der Teilnehmer, dass sie dadurch Zeit, die ansonsten für manuelle Prozesse angefallen wäre, in andere Aufgaben investieren konnten, bei denen das menschliche Urteilsvermögen wichtiger ist.

Stellen Sie sich vor, KI würde die Leistungsdaten Ihrer Lieferanten analysieren, um Lieferanten zu ermitteln, die beständig hochwertige Produkte und Dienstleistungen zu vernünftigen Preisen liefern, während weniger solide Lieferanten gekennzeichnet werden.

Ja, so einen Kollegen wollen wir auch in unseren Meetings haben.

Höhere Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Genauigkeit

Menschen können im Dunkeln schlecht sehen. Das muss ich Ihnen nicht sagen. Ich kann Ihnen allerdings sagen, dass Sie die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihres e-Procurement-Prozesses mit KI verbessern können. KI kann die Einblicke Ihres Unternehmens in seine Beschaffungsprozesse dramatisch verbessern und damit die Anpassung und das Feintuning enorm erleichtern.

Wenn Sie KI verwenden, um einige Ihrer Beschaffungsprozesse zu automatisieren, senken Sie das Risiko für menschliche Fehler und sorgen für vertrauenswürdige und akkurate Daten. Da sie für faire und transparente Beschaffungsaktivitäten sorgt, kann sie auch helfen, Gefahren durch Betrug und Korruption zu verringern. Und neben der Stärkung des Vertrauens zwischen Käufern und Lieferanten verbessert sie auch die Prognosen, die wichtig für die Gesamteffektivität Ihrer Beschaffungsaktivitäten sind.

Das soll aber nicht heißen, dass es keine Herausforderungen gibt…

Wie bei jeder neuen Technologie bringt auch die Integration der künstlichen Intelligenz in Ihre e-Procurement-Prozesse ihre Herausforderungen mit sich. In unserem Anwendungsszenario überwiegen die Vorteile jedoch eindeutig die Herausforderungen – es will nur alles gut vorbereitet sein.

Der Apfel fällt nicht weit vom Stamm

Eine der größten Herausforderungen stellt das Potenzial für eventuell unausgewogen programmierte KI-Algorithmen dar. Dies gilt für die KI generell, nicht nur in der Beschaffung. Immer noch zutreffend ist diese mittlerweile nicht mehr ganz neue Erkenntnis: KI-Algorithmen sind nur so gut wie die Daten, mit denen sie trainiert werden. Und wenn die Daten unausgewogen sind, wird auch der Algorithmus unausgewogen sein.

Ein unausgewogener Datensatz führt zu unausgewogenen Berichten und im weiteren Verlauf zu unausgewogenen Beschaffungsentscheidungen. Dies untergräbt die Integrität Ihres Beschaffungsprozesses, Ihre Lieferantenbeziehungen und am Ende Ihre Marke.

Neue Technologien erfordern neue Fähigkeiten

Wer in der Beschaffung arbeitet, muss seine Rolle anpassen und neue Fähigkeiten erwerben, um die KI richtig in seine Workflows zu integrieren. Er muss die von den KI-Algorithmen generierten Ergebnisse verstehen und interpretieren können und sie anschließend für informierte Beschaffungsentscheidungen nutzen.

Um diese Herausforderung zu bewältigen, müssen Unternehmen signifikante Ressourcen in die Schulung und Entwicklung investieren, denn – so mächtig KI auch sein mag – wir brauchen immer noch einen Menschen, der sagt, wo es lang geht. Ihr Personal darf sich bei der Arbeit mit KI nicht überfordert fühlen – und der Wille, sich neuen Technologien zu öffnen, kann sich nur bei einem guten Training entwickeln.

Fazit

Soweit mein Plädoyer zur KI im e-Procurement. Und wenn es noch einer Tatsache bedarf, die allen die Bedeutung der KI vor Augen führt, dann dass sie sich selbst in Prozesse moderner Unternehmen aller Branchen implantiert. Wir haben jetzt Maschinen, die riesige Datenmengen analysieren können – deutlich mehr, als ein menschliches Hirn je bewältigen könnte. Wir wären dumm, wenn wir sie nicht nutzen würden.

KI kann Ihnen Einblicke in Prozesse vermitteln, die ansonsten unter dem Radar bleiben würden, und Ihnen das reale große Bild für informierte Entscheidungen zeigen. Dies kann zu besseren Geschäften mit Lieferanten und mehr Kosteinsparungsmöglichkeiten führen. Und nicht zuletzt kann der künftige Bedarf an Produkten und Dienstleistungen antizipiert werden.

Die Zukunft des e-Procurements ist die intelligente Automatisierung.
Die Zukunft des e-Procurements ist die KI.