Reduktion des Betrugsrisikos im Gastgewerbe mit Procure-to-Pay-Automatisierung

Wenn es um Betrugsrisiken geht, ist die Beschaffung ein Bereich von besonderer Relevanz. In den letzten Jahren sahen sich Hotels mit unzähligen Herausforderungen konfrontiert, darunter Unterbrechungen der Lieferkette, wirtschaftliche Schwankungen und Arbeitskräftemangel. Während sich das Reiseaufkommen erholt, konzentrieren sich viele Hotels darauf, die sich verändernden Kundenerwartungen zu erfüllen und gleichzeitig finanzielle Stabilität zu gewährleisten. Diese Konzentration bedeutet, dass viele Hotels bei der Beschaffung nicht die nötige Sorgfalt walten lassen, was Betrügern lukrative Möglichkeiten eröffnet. Es wird geschätzt, dass Hotels zwischen 5 und 6 % ihrer jährlichen Einnahmen durch Betrug verlieren.

Wenn Sie nicht über die richtigen Systeme und Kontrollen verfügen, könnte sich der Beschaffungsbetrug in Ihrem Unternehmen unbemerkt verbergen. Bleiben diese Aktivitäten unentdeckt, können sie schwerwiegende finanzielle Folgen haben, sowohl in Form von direkten Verlusten als auch von indirekten Kosten für Untersuchungen, Bußgelder und Abhilfemaßnahmen. Betrugsfälle können auch Ihren Ruf und die Loyalität Ihrer Gäste schädigen, was im Laufe der Zeit zu erheblichen Umsatzeinbußen führen kann.

Während der Betrug im Beschaffungswesen zunimmt, sind ausgefeilte Procure-to-Pay (P2P)-Lösungen ein effektiver Weg, um die Lieferkette Ihres Unternehmens vor betrügerischen Aktivitäten zu schützen.

Im Jahr 2022 stellte die Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) fest, dass der durchschnittliche Betrugsschaden in der Gastronomie und im Gastgewerbe $579,000 betrug. Forscher sind der Ansicht dass im Gastgewerbe ein höheres Betrugsrisiko besteht als in anderen Branchen, insbesondere weil die Lieferketten im Hotelgewerbe in der Regel umfangreicher und arbeitsintensiver sind, was zu einer größeren Anfälligkeit führt.

HWie werden die Beschaffungssysteme von Hotels angegriffen? Insider oder externe Lieferanten können versuchen, betrügerische Bestellungen aufzugeben, um finanziellen Gewinn zu erzielen. Dies kann durch Manipulation der Preise, der Bestellhäufigkeit oder der Artikelbeschreibungen auf den Bestellungen geschehen. Manche Betrüger teilen große Bestellungen auf mehrere Bestellungen auf, was schwer zu erkennen ist, wenn die resultierenden Beträge unter den Schwellenwerten für die Beschaffungskontrolle Ihres Hotels liegen. Insider können auch versuchen, Buchhaltungsunterlagen zu manipulieren, indem sie beispielsweise die Menge der erworbenen Waren aufblähen.

Illegale Preisabsprachen, d. h. unlautere Preiserhöhungen zur Einschränkung des Wettbewerbs, sind weit verbreitet. Lieferanten können sich auf Schmiergeldzahlungen einlassen, bei denen sie im Gegenzug für eine bevorzugte Behandlung bestochen werden. Beschaffungsbetrug kann auch einfach bedeuten, dass Lieferanten absichtlich nicht die vereinbarte Menge an Waren oder Dienstleistungen liefern, für die Ihr Hotel bezahlt hat.

Im Vereinigten Königreich hat der Financial Reporting Council (FRC) das Gastgewerbe als vorrangigen Sektor für Prüfungsinspektionen in den Jahren 2023 und 2024 angekündigt, wobei der Schwerpunkt auf der Überwachung von Betrugsrisiken liegt. FRC-Prioritätssektoren sind Sektoren, die mit außergewöhnlich hohen Risiken behaftet sind und bei Nichteinhaltung der Vorschriften strenger geprüft und mit finanziellen Sanktionen belegt werden können. Als ob das Potenzial für Betrugsverluste und das schwindende Verbrauchervertrauen nicht schon Motivation genug wären, drängt dieses regulatorische Umfeld Hoteliers dazu, in ausreichende Betrugskontrollen für die Beschaffung zu investieren.

Menschliche Analysen allein können Fehler, nicht übereinstimmende Informationen und andere Auffälligkeiten im gesamten Beschaffungsprozess von Hotels nicht genau erkennen, insbesondere nicht in großem Umfang. Die Automatisierung des Beschaffungs- bis Zahlungszyklus durch ausgefeilte Software macht diese manuellen, betrugsanfälligen Aufgaben überflüssig und die Beschaffungstransaktionen transparenter und sicherer.

P2P-Software konsolidiert zum Beispiel die Einkaufsaktivitäten eines Hotels und ermöglicht es den Beschaffungsteams, strengere Genehmigungsabläufe zu automatisieren. Dies erleichtert die Konsistenz der Genehmigungen und stellt sicher, dass nur einige wenige autorisierte Mitarbeiter Einkäufe initiieren und genehmigen können.

Diese Plattformen enthalten darüber hinaus umfassende Datenbanken mit den von Ihnen zugelassenen Anbietern. Beschaffungsexperten haben dann einfachen Zugang zu den Kontaktinformationen der Lieferanten, zu Zertifizierungen und Einblicken in die Leistungshistorie - wie Lieferfristen, Auftragsgenauigkeit und Vertragserfüllung. Durch die Überprüfung von Lieferanten und die transparente Aufzeichnung ihrer Aktivitäten können Hotels seriösen Lieferanten den Vorzug geben und Partnerschaften mit risikoreichen Anbietern vermeiden.

Automatisierte P2P-Systeme ermöglichen es Hotels ebenso, papierbasierte Verfahren zu reduzieren oder abzuschaffen, indem sie elektronische Bestell-, Rechnungs- und Zahlungsvorgänge ermöglichen. Durch die Digitalisierung dieser Aktivitäten werden Fehler und das Potenzial für manuelle Manipulationen reduziert, und es ist einfacher, Beschaffungsvorgänge genauer nachzuvollziehen. P2P-Systeme können zum Beispiel den Dreifachabgleich automatisieren, um betrügerische Praktiken wie doppelte Rechnungsstellung zu verhindern.

Eine weitere Verbesserung ergibt sich für Hoteliers, wenn die P2P-Automatisierung durch fortschrittliche Datenanalyse und künstliche Intelligenz unterstützt wird. Beschaffungsexperten können diese Funktionen nutzen, um Transaktionen in Echtzeit zu überwachen und verdächtige Muster oder Anomalien zu erkennen, die auf Betrug hindeuten könnten. Anstatt auf Vorfälle zu reagieren, nachdem sie bereits eskaliert sind - in manchen Fällen über viele Tage, Wochen oder Monate - können Hotels proaktiv reagieren. Eine frühzeitige Erkennung und Reaktion minimiert die finanziellen und reputationsbezogenen Auswirkungen und erleichtert die Untersuchung und Lösung von Problemen. Branchenuntersuchungen haben gezeigt dass Kontrollen zur Betrugsbekämpfung, einschließlich proaktiver Analysen, die Geschwindigkeit der Betrugserkennung um bis zu 50 % verbessern und Verluste um 54 % reduzieren können.

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All diese Maßnahmen führen zu mehr Transparenz und Kontrolle im Beschaffungswesen, zu zuverlässigen Lieferantenbeziehungen und zu einer proaktiveren Risikoerkennung und -verwaltung für Hoteliers. Ein präventiver Ansatz ist das Beste, was Hotels tun können, um gegen Beschaffungsbetrug vorzugehen, vor allem, wenn es nicht immer möglich ist, Gelder zurückzubekommen und das Vertrauen von Gästen, Stakeholdern und Aufsichtsbehörden wiederherzustellen, und dies viele Jahre dauern kann.

Wenn Ihr Hotel von Beschaffungsbetrug betroffen war oder ist, ist ein P2P-Automatisierungssystem eine sinnvolle Investition, um sicher und konform mit den sich entwickelnden Risiken zu bleiben. P2P-Plattformen, die speziell für das Gastgewerbe entwickelt wurden, wie etwa FutureLog, können Ihre Ausgabenfunktion weiter optimieren und gleichzeitig Betrugsrisiken, Fehler und die Verletzung von Vorschriften reduzieren.

FutureLog bietet eine vollständig integrierte, cloudbasierte Procure-to-Pay-Plattform für das Gastgewerbe. Wir ermöglichen einen durchgängigen Beschaffungsprozess vom Einkauf über die Bestandsverwaltung bis hin zur Rechnungsbearbeitung; alles auf einer Plattform, um Zeit und Geld zu sparen. Die FutureLog Procure-to-Pay Plattform ist die Grundlage für eine nahtlose Verbindung zwischen Hotelbetrieb, Unternehmenszentralen und Lieferanten.

Suzanne Ward
Vice President Digital Marketing and Communication
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