Réduction des risques de fraude à l’approvisionnement dans le secteur hôtelier grâce à l’automatisation du Procure-to-Pay

En matière de risque de fraude, l’approvisionnement est cité en premier. Les hôtels doivent relever, depuis quelques années, une myriade de défis : ruptures des chaînes d’approvisionnement, volatilité économique, pénuries de main d’œuvre, etc. Avec le rebond du volume des voyages, nombreux sont les hôtels qui se sont consacrés à répondre aux attentes en mutation des consommateurs tout en garantissant leur stabilité financière. Cette orientation implique que beaucoup d’hôtels ne sont pas assez vigilants dans leurs processus d’approvisionnement, ouvrant la porte aux escrocs. On estime que les hôtels perdent entre 5 % et 6 % de leurs recettes annuelles à cause de transactions frauduleuses.

À moins que vous n’utilisiez des systèmes et des contrôles adaptés, la fraude visant l’approvisionnement pourrait se cacher à la vue de tous au cœur de votre entreprise. Si elles ne sont pas détectées, ces activités peuvent avoir de graves répercussions financières, avec des pertes directes et des coûts indirects générés par les recherches, les amendes réglementaires et la mise en place de mesures correctives. Les escroqueries peuvent aussi porter préjudice à votre réputation et à la fidélité de vos clients, entraînant des pertes de recettes considérables au fil du temps.

Alors que la fraude à l’approvisionnement est en nette augmentation, les solutions complètes Procure-to-Pay (P2P) sont un bon moyen de protéger la chaîne d’approvisionnement de votre entreprise de cette activité néfaste.

En 2022, l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE, association des experts anti-fraude) a calculé que les dommages moyens dus à la fraude s’élevaient à 579 000 $ dans le secteur de l’hôtellerie et de l’alimentation. Les chercheurs mettent en avant que l’hôtellerie est un secteur plus à risque que d’autres, en particulier car les chaînes d’approvisionnement des hôtels sont généralement plus étendues et nécessitent plus de main d’œuvre, ce qui multiplie les zones d’exposition.

Comment sont ciblés les systèmes d’approvisionnement des hôtels ? Des fournisseurs extérieurs ou des salariés en fonction peuvent tenter de faire passer des bons de commande frauduleux pour en tirer un bénéfice financier. C’est possible en modifiant la tarification, la fréquence des commandes ou la désignation des articles sur les bons de commande. Certains escrocs peuvent diviser des grosses commandes en plusieurs bons de commande, ce qui est moins facile à détecter si les montants sont inférieurs aux seuils de contrôle de l’approvisionnement de l’hôtel. Les salariés en fonction dans l’entreprise peuvent essayer de manipuler les comptes, par exemple, en gonflant la quantité de marchandises achetées.

L’entente illégale sur la fixation des prix, lorsque les vendeurs augmentent injustement les prix pour éliminer la concurrence, est habituelle. Les fournisseurs peuvent alors lancer un système de rétrocommissions qui implique le paiement de pots de vin en échange d’un traitement préférentiel. La fraude à l’approvisionnement peut aussi concerner des fournisseurs qui, volontairement, ne livrent pas la quantité convenue de marchandises ou les services que l’hôtel a payés.

Au Royaume-Uni, le Financial Reporting Council (FRC) a déclaré l’hôtellerie prioritaire pour les inspections d’audit en 2023 et 2024, avec une attention particulière au contrôle du risque de fraude. Les secteurs prioritaires du FRC sont ceux qu’il juge à exceptionnellement hauts risques et qui pourraient subir plus de contrôle et de sanctions financières en cas de non-conformité. Si les pertes de recettes et de confiance de la part des consommateurs dues à la fraude n’étaient pas des motifs suffisants, cet environnement réglementaire pousse les hôteliers à investir dans des contrôles anti-fraude suffisants pour l’approvisionnement.

L’analyse humaine seule ne peut pas identifier précisément les erreurs, les informations disparates et autres signes avant-coureurs qui pourraient apparaître au cours du processus d’approvisionnement d’un hôtel, en particulier à grande échelle. L’automatisation du cycle Procure-to-Pay par un logiciel de pointe élimine ces tâches manuelles, susceptibles d’engendrer des fraudes, et rend les transactions d’approvisionnement plus transparentes et sécurisées.

Le logiciel P2P, par exemple, consolide les achats d’un hôtel et permet aux équipes en charge de l’approvisionnement d’automatiser des flux de travail d’approbation plus stricts. Les approbations sont plus cohérentes et garantissent que seuls quelques membres du personnel autorisés puissent lancer et approuver des achats.

En outre, ces plateformes hébergent des bases de données complètes des vendeurs que vous avez approuvés. Les professionnels de l’approvisionnement peuvent alors facilement accéder aux coordonnées, certifications et historique des performances d’un vendeur, comme les délais de livraison, l’exactitude des commandes et le respect du contrat. Le fait de pouvoir vérifier les données du vendeur et garder une trace complète de ses activités permet aux hôtels de privilégier les fournisseurs bien notés et d’éviter de travailler avec ceux qui peuvent sembler plus risqués.

Les systèmes P2P automatisés aident aussi les hôtels à réduire ou supprimer les pratiques utilisant des supports papier en instaurant des bons de commande, une facturation et des paiements électroniques. La dématérialisation de ces activités réduit les erreurs et toute manipulation manuelle potentielle, et facilite le suivi précis des transactions d’approvisionnement. Les systèmes P2P peuvent, par exemple, automatiser 3 modes de rapprochement pour éviter les activités frauduleuses telles que la double facturation.

L’automatisation P2P offre encore d’autres avantages aux hôteliers lorsqu’ils bénéficient d’analyses de données avancées et de l’intelligence artificielle. Les professionnels de l’approvisionnement peuvent utiliser ces fonctionnalités pour contrôler en temps réel les transactions et démasquer les modèles suspects ou anomalies qui pourraient trahir une fraude. Les hôtels peuvent réagir proactivement au lieu de répondre à des incidents alors qu’ils ont déjà pris de l’ampleur, dans certains cas après plusieurs jours, semaines voire même mois. Une détection et une réaction précoces limiteront sûrement les répercussions financières et l’impact sur la réputation, tout en facilitant les recherches et la résolution des problèmes. Des recherches menées dans le secteur ont montré que les contrôles anti-fraude, incluant des analyses proactives, peuvent accélérer de 50 % la détection d’une fraude et réduire les pertes de 54 %.

Soyez en sécurité avec une plateforme Procure-to-Pay dédiée à l’hôtellerie

Les fonctionnalités de cette plateforme garantissent une plus grande transparence et des contrôles plus stricts, des relations de confiance avec les vendeurs et une gestion et détection plus proactive des risques. L’approche préventive est la stratégie la plus efficace pour permettre aux hôtels d’empêcher la fraude à l’approvisionnement, surtout lorsque l’on sait que récupérer des fonds et regagner la confiance des clients, des acteurs du secteur et des autorités de réglementation n’est pas toujours possible et peut demander des années.

Si votre hôtel a connu ou est susceptible de connaître une fraude à l’approvisionnement, il serait prudent d’investir dans un système d’automatisation P2P pour assurer votre sécurité et votre conformité à mesure que les risques évoluent. Les plateformes P2P dédiées au secteur de l’hôtellerie, comme l’est FutureLog, peuvent optimiser encore davantage vos dépenses tout en réduisant les risques de fraude, les erreurs et la non-conformité.

FutureLog propose des démonstrations de sa plateforme Procure-to-Pay parfaitement intégrée basée sur le cloud pour l’industrie hôtelière. Nous facilitons le processus d’approvisionnement de bout en bout, de l’achat et de la gestion des stocks jusqu’au traitement des factures, le tous sur une même plateforme, pour vous faire gagner du temps et de l’argent. La plateforme Procure-to-Pay de FutureLog pose les bases d’une connectivité transparente entre les équipes opérationnelles des hôtels, les équipes dirigeantes et les fournisseurs.

Suzanne Ward
Vice President Digital Marketing and Communication
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